Protokoły notarialne

Kiedy potrzebna jest ta czynność

Protokół notarialny służy urzędowemu stwierdzeniu przebiegu czynności lub zdarzenia, które wywołuje skutki prawne (art. 104 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie). Protokół spisywany jest w formie aktu notarialnego, a więc korzysta z mocy dokumentu urzędowego. W praktyce obrotu najczęściej występują protokoły zgromadzeń: notariusz protokołuje zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, walne zgromadzenia spółek akcyjnych, a także walne zgromadzenia spółdzielni, stowarzyszeń i innych osób prawnych — w przypadkach przewidzianych prawem (art. 104 § 1 Prawa o notariacie). Udział notariusza jest obowiązkowy między innymi wtedy, gdy zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę o zmianie umowy spółki z o.o. (art. 255 § 3 Kodeksu spółek handlowych) oraz co do zasady przy uchwałach walnego zgromadzenia spółki akcyjnej (art. 421 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Więcej o czynnościach korporacyjnych: umowy spółek i akty założycielskie.

Odrębną grupę stanowią protokoły związane ze sprawami spadkowymi. Protokół dziedziczenia (art. 95c Prawa o notariacie) poprzedza sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia — notariusz spisuje w nim zgodne oświadczenia wszystkich osób zainteresowanych dotyczące kręgu spadkobierców i tytułu dziedziczenia. W formie protokołu notariusz przyjmuje również oświadczenie o przyjęciu spadku wprost, przyjęciu z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku — oświadczenie takie można złożyć przed notariuszem albo w sądzie (art. 1018 § 3 Kodeksu cywilnego), w terminie sześciu miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swego powołania (art. 1015 § 1 Kodeksu cywilnego).

Poza tym notariusz spisuje protokoły w celu stwierdzenia innych okoliczności, w szczególności:

• protokół stawiennictwa lub niestawiennictwa strony — dokumentuje, że strona stawiła się (albo nie stawiła) w kancelarii w oznaczonym terminie w celu dokonania czynności, co ma znaczenie na przykład przy umowach przedwstępnych i terminach zawarcia umowy przyrzeczonej (art. 104 § 3 Prawa o notariacie);
• protokół stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń — na przykład protokół otwarcia strony internetowej i utrwalenia jej treści, protokół odczytania wiadomości elektronicznej, protokół otwarcia sejfu lub przebiegu losowania (art. 104 § 3 Prawa o notariacie);
• protokoły dotyczące depozytu — przyjęcie na przechowanie dokumentów, pieniędzy lub papierów wartościowych notariusz również dokumentuje protokołem; szczegóły na stronie depozyt notarialny.

Jak przebiega czynność w kancelarii

Przebieg zależy od rodzaju protokołu, jednak schemat postępowania jest zbliżony. Notariusz ustala wcześniej cel czynności i wymagane dokumenty, a następnie utrwala przebieg zdarzenia w protokole mającym formę aktu notarialnego. Notariusz czuwa przy tym nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne (art. 80 § 2 Prawa o notariacie), i odmawia dokonania czynności sprzecznej z prawem (art. 81 Prawa o notariacie).

1. Zgłoszenie i ustalenie zakresu czynności — kontakt z kancelarią, określenie rodzaju protokołu (zgromadzenie, sprawa spadkowa, stwierdzenie zdarzenia) oraz terminu; przy zgromadzeniach spółek notariusz może stawić się w miejscu obrad. Terminy można uzgodnić przez stronę kontakt.
2. Przygotowanie dokumentów — weryfikacja tożsamości uczestników, umocowania pełnomocników i reprezentantów osób prawnych, a przy zgromadzeniach — dokumentów korporacyjnych (umowa spółki lub statut, lista wspólników albo akcjonariuszy, dowód zwołania zgromadzenia). Wykaz dokumentów dla poszczególnych czynności zawiera strona dokumenty.
3. Przebieg czynności — notariusz uczestniczy w zdarzeniu i na bieżąco utrwala jego przebieg: treść podjętych uchwał i wyniki głosowań, oświadczenia osób zainteresowanych w protokole dziedziczenia, treść oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku albo stan rzeczy stwierdzany naocznie (np. zawartość strony internetowej wraz z datą i godziną).
4. Odczytanie i podpisanie protokołu — protokół jest odczytywany, a następnie podpisywany przez osoby, których udział tego wymaga (np. przewodniczącego zgromadzenia, składającego oświadczenie spadkowe), oraz przez notariusza; oryginał pozostaje w kancelarii.
5. Czynności następcze — wydanie wypisów; przy oświadczeniach spadkowych notariusz przesyła oświadczenie wraz z załącznikami do właściwego sądu spadku, a po protokole dziedziczenia może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia i zarejestrować go w Rejestrze Spadkowym.

Wynagrodzenie notariusza ustalane jest w granicach stawek maksymalnych określonych rozporządzeniem — zasady opisuje strona taksa notarialna. O notarialnym trybie stwierdzania praw do spadku piszemy także na blogu: akt poświadczenia dziedziczenia — dziedziczenie bez postępowania sądowego.

Podstawa prawna

Podstawę sporządzania protokołów notarialnych stanowi art. 104 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie; protokoły dziedziczenia reguluje art. 95c tej ustawy. Obowiązek protokołowania uchwał organów spółek wynika z Kodeksu spółek handlowych (m.in. art. 255 § 3 i art. 421 § 1). Oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku składane przed notariuszem regulują art. 1012–1018 Kodeksu cywilnego. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego (art. 104 § 4 Prawa o notariacie).

Niniejszy opis ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani wykładni prawa. Stan prawny: lipiec 2026.