Zakres czynności notarialnych określa ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie. Poniżej znajdą Państwo omówienie czynności najczęściej dokonywanych w kancelarii.
Umowa sprzedaży oraz umowa zamiany nieruchomości — lokalu, domu, działki, a także spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu — wymagają formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności (art. 158 Kodeksu cywilnego). Notariusz bada stan prawny nieruchomości na podstawie księgi wieczystej i przedłożonych dokumentów, redaguje treść umowy z uwzględnieniem praw i słusznych interesów wszystkich stron, oblicza i pobiera należne podatki oraz opłaty, a po podpisaniu aktu składa elektroniczny wniosek o wpis w księdze wieczystej. Przy sprzedaży zbywca przekazuje nabywcy świadectwo charakterystyki energetycznej. Kancelaria informuje strony o wymaganych dokumentach oraz o skutkach prawnych czynności przed jej dokonaniem.
Umowa darowizny pozwala nieodpłatnie przenieść składniki majątku — mieszkanie, dom, działkę, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, udziały czy środki pieniężne — najczęściej na rzecz osób najbliższych. Darowizna nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności, a w pozostałych przypadkach akt notarialny zabezpiecza interesy obu stron i porządkuje rozliczenia podatkowe. Notariusz bada stan prawny przedmiotu darowizny, redaguje umowę — w tym ewentualne polecenie lub służebność mieszkania na rzecz darczyńcy — a jako płatnik podatku od spadków i darowizn oblicza i pobiera podatek albo stosuje zwolnienie przewidziane dla najbliższej rodziny. Po podpisaniu aktu kancelaria składa elektroniczny wniosek o wpis prawa do księgi wieczystej.
Testament sporządzony w formie aktu notarialnego (art. 950 Kodeksu cywilnego) zapewnia najdalej idące gwarancje bezpieczeństwa rozrządzenia majątkiem na wypadek śmierci. Notariusz bada zdolność testowania oraz swobodę oświadczenia woli, a rozrządzenia formułuje precyzyjnie i zgodnie z prawem, co istotnie ogranicza ryzyko późniejszego podważenia dokumentu. Oryginał aktu pozostaje w kancelarii, a testament może zostać — na wniosek testatora — bezpłatnie zarejestrowany w Notarialnym Rejestrze Testamentów (NORT). Wyłącznie w testamencie notarialnym można zawrzeć zapis windykacyjny (art. 981¹ Kodeksu cywilnego), czyli przeznaczyć oznaczonej osobie konkretny składnik majątku ze skutkiem na chwilę otwarcia spadku. W kancelarii można również dokonać wydziedziczenia oraz zmienić lub odwołać wcześniej sporządzony testament.
Akt poświadczenia dziedziczenia sporządzany przez notariusza jest alternatywą dla sądowego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. Zarejestrowany akt ma skutki prawomocnego postanowienia sądu i pozwala spadkobiercom formalnie wykazać prawa do spadku, na przykład wobec banku, sądu wieczystoksięgowego czy urzędu. Warunkiem sporządzenia aktu jest zgodne żądanie wszystkich osób zainteresowanych: spadkobierców ustawowych i testamentowych oraz osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Czynność obejmuje dwa etapy: protokół dziedziczenia, w którym zainteresowani składają zapewnienia spadkowe, oraz właściwy akt poświadczenia dziedziczenia, który notariusz niezwłocznie rejestruje w Rejestrze Spadkowym. Poświadczenie dziedziczenia jest możliwe zarówno przy dziedziczeniu ustawowym, jak i testamentowym, z wyłączeniem testamentów szczególnych. W razie sporu między zainteresowanymi sprawę rozstrzyga sąd.
Umowa majątkowa małżeńska, potocznie nazywana intercyzą, pozwala małżonkom lub osobom zamierzającym zawrzeć małżeństwo ukształtować ustrój majątkowy inaczej, niż przewiduje ustawa. Zgodnie z art. 47 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego umowa taka wymaga formy aktu notarialnego. Małżonkowie mogą wspólność ustawową rozszerzyć albo ograniczyć, ustanowić rozdzielność majątkową bądź rozdzielność majątkową z wyrównaniem dorobków. Intercyzę można zawrzeć zarówno przed ślubem, jak i w trakcie trwania małżeństwa; można ją również zmienić lub rozwiązać. Notariusz wyjaśnia stronom skutki wybranego ustroju, w tym zasady odpowiedzialności za zobowiązania oraz warunki skuteczności umowy wobec wierzycieli. Kancelaria sporządza umowy majątkowe małżeńskie po wcześniejszym uzgodnieniu terminu i analizie przedstawionych dokumentów.
Pełnomocnictwo pozwala upoważnić wybraną osobę do działania w naszym imieniu — przy sprzedaży nieruchomości, w sprawach bankowych, korporacyjnych lub urzędowych. Kodeks cywilny rozróżnia pełnomocnictwa ogólne, rodzajowe i szczególne, a o wymaganej formie decyduje charakter zamierzonej czynności: jeżeli czynność wymaga formy aktu notarialnego, w tej samej formie musi zostać udzielone pełnomocnictwo (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Pełnomocnictwo sporządzone przez notariusza ma walor dokumentu urzędowego i jest co do zasady akceptowane przez sądy i urzędy; w sprawach bankowych warto wcześniej ustalić wymagania banku co do formy umocowania. W kancelarii można również odwołać wcześniej udzielone umocowanie. Notariusz pomaga precyzyjnie określić zakres pełnomocnictwa, tak aby pełnomocnik mógł skutecznie dokonać zamierzonej czynności, a prawa i interesy mocodawcy pozostały należycie zabezpieczone.
Poświadczenia należą do najczęściej wykonywanych czynności notarialnych. Notariusz poświadcza własnoręczność podpisu na dokumencie, zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, datę okazania dokumentu (tak zwaną datę pewną) oraz pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu (art. 96 Prawa o notariacie). Poświadczenie notarialne nadaje dokumentowi walor urzędowy i jest wymagane wszędzie tam, gdzie przepisy przewidują formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi — między innymi przy zbyciu udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 180 Kodeksu spółek handlowych) czy przy zbyciu przedsiębiorstwa. Czynność dokonywana jest z reguły na bieżąco, po okazaniu ważnego dokumentu tożsamości, a przy poświadczaniu odpisów — także oryginału dokumentu.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formy aktu notarialnego (art. 157 § 2 Kodeksu spółek handlowych), podobnie jak statut spółki akcyjnej (art. 301 § 2 KSH) i umowa spółki komandytowej (art. 106 KSH). Kancelaria sporządza akty założycielskie spółek handlowych, protokołuje zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia — w tym uchwały o zmianie umowy spółki, które wymagają umieszczenia w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 KSH) — oraz obsługuje wniesienie do spółki wkładu niepieniężnego w postaci nieruchomości. Notariusz czuwa nad zgodnością postanowień umowy z prawem, wyjaśnia stronom skutki przyjmowanych rozwiązań i po podpisaniu aktu umieszcza jego elektroniczny wypis w repozytorium, co umożliwia sprawną rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Depozyt notarialny polega na przyjęciu przez notariusza na przechowanie pieniędzy, papierów wartościowych, dokumentów lub danych zapisanych na informatycznym nośniku. Pieniądze i papiery wartościowe notariusz przyjmuje wyłącznie w związku z czynnością dokonywaną w jego kancelarii; pieniądze przechowuje na specjalnym koncie bankowym, odrębnym od środków kancelarii. Z przyjęcia depozytu spisywany jest protokół, który określa osobę uprawnioną do odbioru oraz warunki i termin wydania. Najczęstszym zastosowaniem depozytu jest bezpieczne rozliczenie ceny przy sprzedaży nieruchomości: kupujący wpłaca środki przed podpisaniem aktu, a notariusz wydaje je sprzedającemu po spełnieniu uzgodnionych warunków. Rozwiązanie to chroni w równym stopniu obie strony umowy.
Notariusz spisuje protokoły w celu urzędowego udokumentowania przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne (art. 104 Prawa o notariacie). Najczęściej są to protokoły zgromadzeń wspólników spółek z o.o. i walnych zgromadzeń akcjonariuszy, wymagane m.in. przy zmianie umowy spółki, a także protokoły dziedziczenia poprzedzające akt poświadczenia dziedziczenia. W formie protokołu notariusz przyjmuje również oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, stwierdza stawiennictwo albo niestawiennictwo strony w umówionym terminie oraz dokumentuje inne zdarzenia — na przykład treść strony internetowej w chwili jej otwarcia. Protokół sporządzany jest w formie aktu notarialnego i ma moc dokumentu urzędowego, co zabezpiecza interesy uczestników czynności i ułatwia dowodzenie faktów w postępowaniach sądowych i rejestrowych.
