Sprawny przebieg czynności notarialnej zależy w dużej mierze od tego, czy wymagane dokumenty zostały skompletowane i przekazane kancelarii przed umówionym terminem. Notariusz przy dokonywaniu czynności jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne (art. 80 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie), a czynności sprzecznej z prawem odmawia (art. 81 Prawa o notariacie). Wykonanie tych obowiązków wymaga zbadania stanu prawnego sprawy na podstawie przedłożonych dokumentów. Z tego względu kancelaria analizuje dokumenty przed wyznaczeniem terminu — wcześniejsze ich przekazanie, także w postaci skanów do wstępnej weryfikacji, pozwala przygotować projekt aktu, ustalić należności publicznoprawne oraz wyjaśnić ewentualne wątpliwości jeszcze przed spotkaniem.
Niezależnie od rodzaju czynności obowiązują zasady ogólne. Każda osoba stawająca do czynności okazuje ważny dokument tożsamości — dowód osobisty albo paszport — ponieważ notariusz ma obowiązek stwierdzenia tożsamości osób biorących udział w czynności (art. 85 Prawa o notariacie). Dokumenty stanowiące podstawę czynności przedkłada się w oryginałach albo w formie wypisów, odpisów lub wyciągów wydanych przez właściwy sąd, organ lub notariusza. Do sporządzenia aktu notariusz zbiera ponadto dane stawających wymagane przepisami oraz niezbędne do rozliczeń podatkowych i wniosków wieczystoksięgowych: imiona i nazwiska oraz imiona rodziców, numer PESEL, numer NIP — gdy czynność pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, stan cywilny wraz z informacją o zawartych umowach majątkowych małżeńskich, a także adres zamieszkania i adres do doręczeń (por. art. 92 § 1 Prawa o notariacie).
Wykazy dokumentów zamieszczone przy poszczególnych czynnościach mają charakter podstawowy i dotyczą spraw typowych. Ostateczny zakres wymaganych dokumentów kancelaria potwierdza po analizie konkretnej sprawy — w razie potrzeby wskaże dokumenty dodatkowe. Zasady ustalania wynagrodzenia notariusza oraz pobieranych podatków i opłat opisuje strona Taksa notarialna. Pytania dotyczące kompletowania dokumentów można kierować do kancelarii przed umówieniem terminu — dane kontaktowe znajdują się na stronie Kontakt.
Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani wykładni prawa. Stan prawny: lipiec 2026.
