Poświadczenia

Kiedy potrzebna jest ta czynność

Poświadczenia to grupa czynności notarialnych uregulowanych w art. 96–100 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie. Zgodnie z art. 96 tej ustawy notariusz poświadcza: własnoręczność podpisu, zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, datę okazania dokumentu oraz pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Poświadczenie — jak każda czynność notarialna dokonana zgodnie z prawem — ma charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2 Prawa o notariacie).

W praktyce poświadczenia są potrzebne przede wszystkim w następujących sytuacjach:

• Poświadczenie własnoręczności podpisu — gdy przepis wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dotyczy to między innymi zbycia lub zastawienia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych — więcej o czynnościach korporacyjnych: umowy spółek i akty założycielskie), zbycia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania (art. 75¹ Kodeksu cywilnego), a także dokumentów stanowiących podstawę wpisu do księgi wieczystej, jeżeli przepis szczególny nie wymaga formy aktu notarialnego (art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece) — na przykład oświadczenia wierzyciela o zgodzie na wykreślenie hipoteki. Podpis poświadcza się również na niektórych pełnomocnictwach oraz na dokumentach przeznaczonych do obrotu za granicą.
• Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem — gdy urząd, sąd, bank lub kontrahent wymaga urzędowo poświadczonej kopii, a posiadacz dokumentu nie chce wydawać oryginału; dotyczy to na przykład dyplomów, świadectw, umów, decyzji administracyjnych czy dokumentów składanych w postępowaniach przetargowych.
• Poświadczenie daty okazania dokumentu (data pewna) — jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także wobec osób, które w czynności nie uczestniczyły (art. 81 Kodeksu cywilnego). Data pewna ma znaczenie między innymi dla trwałości umowy najmu zawartej na czas oznaczony w razie zbycia rzeczy najętej (art. 678 § 2 Kodeksu cywilnego) oraz wszędzie tam, gdzie należy wykazać, że dokument istniał w określonej chwili.
• Poświadczenie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu — najczęściej dla osób pobierających świadczenia emerytalne lub rentowe z zagranicznych instytucji, które okresowo wymagają urzędowego potwierdzenia, że świadczeniobiorca pozostaje przy życiu (tak zwane poświadczenie życia).

Należy pamiętać, że poświadczając podpis, notariusz potwierdza wyłącznie jego autentyczność oraz tożsamość osoby podpisującej — nie sporządza treści dokumentu ani nie odpowiada za nią w takim zakresie jak przy akcie notarialnym. Notariusz odmówi jednak dokonania poświadczenia na dokumencie, którego wykorzystanie prowadziłoby do czynności sprzecznej z prawem (art. 81 Prawa o notariacie).

Jak przebiega czynność w kancelarii

Poświadczenia są zazwyczaj dokonywane na bieżąco, w godzinach pracy kancelarii, bez konieczności wcześniejszego umawiania terminu. Przy większej liczbie dokumentów, poświadczeniu podpisów pod umową zbycia udziałów albo poświadczeniu na dokumencie w języku obcym warto wcześniej skontaktować się z kancelarią. Zasady ustalania wynagrodzenia notariusza opisano na stronie taksa notarialna.

1. Notariusz ustala tożsamość osoby stawającej na podstawie ważnego dokumentu tożsamości (art. 85 Prawa o notariacie).
2. Osoba zainteresowana przedkłada dokument: przy poświadczeniu podpisu — dokument, który ma zostać podpisany; przy poświadczeniu odpisu lub daty pewnej — oryginał dokumentu.
3. Podpis składany jest w obecności notariusza; jeżeli dokument został podpisany wcześniej, osoba, która go złożyła, uznaje przed notariuszem podpis za własnoręczny (art. 88 Prawa o notariacie).
4. Przy poświadczeniu zgodności odpisu, wyciągu lub kopii notariusz porównuje je z okazanym oryginałem; jeżeli dokument zawiera cechy szczególne — dopiski, poprawki lub uszkodzenia — stwierdza to w poświadczeniu (art. 98 Prawa o notariacie).
5. Przy poświadczeniu pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu notariusz stwierdza ten fakt w razie stawiennictwa danej osoby w kancelarii albo przekonania się o nim poza kancelarią, ze wskazaniem dnia, godziny i minuty stwierdzenia.
6. Notariusz sporządza klauzulę poświadczeniową, która zawiera datę i oznaczenie miejsca jej sporządzenia, a na żądanie — również godzinę dokonania czynności, oraz oznaczenie kancelarii, podpis i pieczęć notariusza (art. 97 Prawa o notariacie).
7. Poświadczony dokument jest wydawany od ręki; wykaz dokumentów potrzebnych do poszczególnych czynności zawiera strona dokumenty.

Podstawa prawna

Art. 96–100 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie (katalog poświadczeń, wymogi klauzuli poświadczeniowej, poświadczenie odpisu i daty, poświadczenie pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu), art. 85 i art. 88 tej ustawy (stwierdzenie tożsamości, złożenie lub uznanie podpisu przed notariuszem), art. 81 i art. 75¹ Kodeksu cywilnego (data pewna, zbycie przedsiębiorstwa), art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych (zbycie i zastawienie udziałów), art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (podstawa wpisu do księgi wieczystej).

Niniejszy opis ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani wykładni prawa. Stan prawny: lipiec 2026.