Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest notariusz Anna Przykładowa, prowadząca Kancelarię Notarialną Anna Przykładowa — notariusz w Warszawie, ul. Marszałkowska 58 lok. 5, 00-545 Warszawa, NIP 525-000-00-00, tel. +48 22 123 45 67, e-mail: kancelaria@notariusz-przykladowa.pl (dalej: „Kancelaria"). Notariusz jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z dokonywaniem czynności notarialnych oraz prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji kancelarii (art. 18a ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie).

Kancelaria nie wyznaczyła inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z administratorem — dane kontaktowe wskazano powyżej oraz na stronie Kontakt.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Kancelaria przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Obsługa zapytań i korespondencji (telefonicznej, e-mailowej, przekazanej za pośrednictwem formularza kontaktowego) — podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed dokonaniem czynności (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na kierowane do Kancelarii pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dokonywanie czynności notarialnych — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na notariuszu (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z przepisami Prawa o notariacie, w tym obowiązku stwierdzenia tożsamości osób biorących udział w czynności (art. 85 Prawa o notariacie), sporządzania i przechowywania dokumentów obejmujących czynności notarialne, wydawania wypisów, odpisów i wyciągów osobom uprawnionym oraz dokonywania wpisów w rejestrach prowadzonych na podstawie przepisów prawa.
Wykonywanie obowiązków płatnika oraz innych obowiązków publicznoprawnych — wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikających m.in. z ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, ustawy o podatku od spadków i darowizn, przepisów o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (opłaty sądowe od wniosków wieczystoksięgowych składanych przez notariusza) oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do dokonania czynności notarialnej jest wymogiem ustawowym — bez ich podania dokonanie czynności nie jest możliwe. Podanie danych w korespondencji kierowanej do Kancelarii jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi.

Okresy przechowywania danych

Dokumenty obejmujące czynności notarialne, w tym oryginały aktów notarialnych — notariusz przechowuje je w kancelarii przez 10 lat od sporządzenia, a następnie (albo z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii) przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego (art. 90 § 1 Prawa o notariacie). Okresy te wynikają wprost z ustawy i nie mogą zostać skrócone na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Dokumentacja podatkowa i księgowa — przez okresy wymagane przepisami prawa podatkowego oraz przepisami o rachunkowości.
Dokumentacja gromadzona na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy — przez okresy określone w tej ustawie.
Korespondencja i zapytania — do czasu zakończenia sprawy, której dotyczą, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie:

organom i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa — w szczególności sądom (m.in. w związku z wnioskami o wpis w księdze wieczystej, składanymi przez notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego — art. 92 § 4 Prawa o notariacie), organom podatkowym oraz Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej,
rejestrom prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub przez samorząd notarialny, w tym Rejestrowi Spadkowemu i Notarialnemu Rejestrowi Testamentów (NORT),
osobom uprawnionym do otrzymania wypisów, odpisów lub wyciągów z dokumentów notarialnych (art. 110 Prawa o notariacie),
podmiotom świadczącym na rzecz Kancelarii usługi wspierające jej działalność (m.in. obsługa informatyczna, hosting, obsługa księgowa) — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.

Informacje uzyskane w związku z dokonywanymi czynnościami notarialnymi są objęte tajemnicą notarialną (art. 18 Prawa o notariacie). Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarza Kancelaria, przysługuje — w granicach określonych w RODO i przepisach szczególnych — prawo do:

dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wykonanie niektórych praw podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów szczególnych. W szczególności nie jest możliwe usunięcie ani zmiana danych zawartych w sporządzonych dokumentach notarialnych — obowiązek ich przechowywania i przekazania do archiwum wynika wprost z Prawa o notariacie, a przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego jest wyłączone spod prawa do usunięcia danych (art. 17 ust. 3 lit. b RODO).

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Kancelaria nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Pliki cookies

Strona internetowa Kancelarii nie wykorzystuje plików cookies służących śledzeniu użytkowników ani narzędzi analitycznych i marketingowych podmiotów trzecich. Serwer, na którym utrzymywana jest strona, może zapisywać standardowe logi systemowe (m.in. adres IP oraz datę i godzinę żądania) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kontakt w sprawach ochrony danych

Wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji opisanych wyżej praw można kierować pisemnie na adres Kancelarii (ul. Marszałkowska 58 lok. 5, 00-545 Warszawa) lub pocztą elektroniczną na adres kancelaria@notariusz-przykladowa.pl. Dane kontaktowe kancelarii znajdują się również na stronie Kontakt.

Data ostatniej aktualizacji polityki prywatności: czerwiec 2026 r.

Polityka prywatności