Umowa sprzedaży mieszkania wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności (art. 158 Kodeksu cywilnego). Zanim strony zasiądą do podpisania aktu, notariusz bada stan prawny lokalu i przygotowuje projekt umowy — a do tego potrzebuje kompletu dokumentów. Poniżej omawiamy dokumenty najczęściej wymagane w praktyce. Ich ostateczny zakres zależy od konkretnej sytuacji prawnej i zostaje ustalony indywidualnie po analizie sprawy w kancelarii.

Numer księgi wieczystej

Podstawową informacją jest numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu. Notariusz samodzielnie pobiera elektroniczny odpis z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych i na jego podstawie ustala, komu przysługuje prawo, czy nieruchomość jest obciążona hipoteką oraz czy w księdze nie ujawniono roszczeń lub ostrzeżeń. Treść księgi wieczystej jest objęta rękojmią wiary publicznej (art. 5 ustawy o księgach wieczystych i hipotece), dlatego jej weryfikacja ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obu stron. O tym, jak samodzielnie odczytać poszczególne działy księgi, piszemy we wpisie Co sprawdzić w księdze wieczystej przed zakupem nieruchomości.

Podstawa nabycia

Sprzedający przedkłada dokument, z którego wynika, w jaki sposób nabył lokal. Może to być w szczególności:

  • wypis aktu notarialnego (umowa sprzedaży, darowizny, umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu),
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
  • inne orzeczenie lub dokument urzędowy potwierdzający nabycie prawa.

Nabycie w drodze spadku lub darowizny wymaga dodatkowego zaświadczenia. Jeżeli sprzedający nabył lokal m.in. w drodze dziedziczenia, zapisu, zasiedzenia albo dokonanej po 2006 r. darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, notariusz może sporządzić akt tylko po przedstawieniu zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, nie należał się albo zobowiązanie uległo przedawnieniu (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn).

Zaświadczenia — wymóg ustawowy a praktyka obrotu

Dwa zaświadczenia pojawiają się przy niemal każdej transakcji, choć żadne z nich nie stanowi ustawowego warunku ważności umowy:

  • Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu — wydawane przez urząd gminy lub dzielnicy. Zameldowanie jest wyłącznie czynnością ewidencyjną i nie tworzy tytułu prawnego do lokalu, jednak kupujący z reguły oczekują potwierdzenia, że w mieszkaniu nikt nie pozostaje zameldowany, a odpowiednie zapewnienie sprzedającego trafia do treści aktu.
  • Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach — wydawane przez zarządcę nieruchomości, wspólnotę mieszkaniową albo spółdzielnię. Również ono jest wymogiem praktyki, a nie przepisu; pozwala nabywcy uniknąć sporów o rozliczenie opłat eksploatacyjnych po wydaniu lokalu.

Świadectwo charakterystyki energetycznej

Od 28 kwietnia 2023 r. sprzedający ma obowiązek przekazać nabywcy świadectwo charakterystyki energetycznej przy zawarciu umowy sprzedaży (art. 11 ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków). Fakt przekazania świadectwa notariusz odnotowuje w akcie notarialnym, a w razie jego braku poucza sprzedającego o odpowiedzialności — nieprzekazanie świadectwa jest zagrożone karą grzywny. Świadectwo zachowuje ważność przez 10 lat od dnia sporządzenia, o ile w tym czasie nie przeprowadzono robót zmieniających charakterystykę energetyczną lokalu. Warto zamówić je z wyprzedzeniem, aby nie wstrzymywać terminu czynności.

Odrębna własność a spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

Lokal stanowiący odrębną własność

Przedmiotem sprzedaży jest prawo własności lokalu wraz z udziałem w nieruchomości wspólnej. Dla lokalu obowiązkowo prowadzona jest księga wieczysta, a wymagane dokumenty odpowiadają opisanym wyżej.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

Jest to ograniczone prawo rzeczowe, a nie własność. Jego zbycie także wymaga formy aktu notarialnego (art. 172 ust. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych), jednak księga wieczysta może — lecz nie musi — być dla tego prawa prowadzona. Jeżeli księgi nie założono, sprzedający przedkłada aktualne zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej potwierdzające, komu przysługuje prawo do lokalu, wraz z informacją o braku zaległości. Gdy kupujący finansuje zakup kredytem, bank zazwyczaj wymaga założenia księgi wieczystej — warto uwzględnić to na etapie ustalania warunków transakcji.

Kredyt hipoteczny sprzedającego

Jeżeli w dziale IV księgi wieczystej wpisana jest hipoteka zabezpieczająca kredyt sprzedającego, do aktu potrzebne będzie zaświadczenie banku wskazujące aktualne saldo zadłużenia, rachunek techniczny do całkowitej spłaty oraz zobowiązanie banku (promesę) do wydania zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie. W takim przypadku część ceny trafia bezpośrednio na rachunek wskazany przez bank. Jeżeli kredyt został już spłacony, wystarczy zgoda banku na wykreślenie hipoteki — wierzyciel ma obowiązek dokonać czynności umożliwiających jej wykreślenie (art. 100 ustawy o księgach wieczystych i hipotece). Wnioski wieczystoksięgowe notariusz składa elektronicznie bezpośrednio po dokonaniu czynności.

Dane stron i pozostałe ustalenia

Do przygotowania projektu aktu potrzebne są ponadto dokumenty tożsamości stron, numery PESEL i NIP, informacja o stanie cywilnym oraz o ewentualnych umowach majątkowych małżeńskich, a także uzgodnione warunki umowy: cena, sposób i termin zapłaty oraz termin wydania lokalu. Pełny wykaz dokumentów dla tej i innych czynności znajduje się na podstronie Dokumenty do czynności notarialnych, a przebieg samej czynności opisujemy we wpisie Jak przebiega podpisanie aktu notarialnego sprzedaży nieruchomości.

Dokumenty warto skompletować i przekazać kancelarii z wyprzedzeniem — notariusz zweryfikuje ich treść, wskaże ewentualne braki i uzgodni ze stronami termin czynności. Szczegółowe informacje o umowach sprzedaży zawiera podstrona Akty notarialne: sprzedaż i zamiana nieruchomości.

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani wykładni prawa. Stan prawny: czerwiec 2026.

Wróć do listy wpisów

Zobacz również