Umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności (art. 158 Kodeksu cywilnego). Dla wielu osób jest to pierwsza wizyta w kancelarii notarialnej, dlatego warto wiedzieć, jak wygląda cała procedura — od pierwszego kontaktu z kancelarią do otrzymania wypisów aktu. Poniżej przedstawiamy jej typowy przebieg.

Krok 1. Kontakt z kancelarią i analiza dokumentów

Procedurę rozpoczyna kontakt stron z kancelarią i przekazanie dokumentów dotyczących nieruchomości: numeru księgi wieczystej, podstawy nabycia, zaświadczeń oraz — przy sprzedaży budynku lub lokalu — świadectwa charakterystyki energetycznej. Szczegółowy wykaz omawiamy we wpisie o dokumentach do sprzedaży mieszkania.

Na tym etapie notariusz bada stan prawny nieruchomości, w tym treść księgi wieczystej. Notariusz jest przy tym bezstronny — czuwa nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów wszystkich stron czynności oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne (art. 80 § 2 Prawa o notariacie). Czynności sprzecznej z prawem notariusz odmówi (art. 81 Prawa o notariacie). Warto również samodzielnie zweryfikować księgę wieczystą — piszemy o tym w tekście co sprawdzić w księdze wieczystej przed zakupem.

Krok 2. Projekt aktu notarialnego

Po skompletowaniu dokumentów kancelaria przygotowuje projekt aktu. Obejmuje on w szczególności oznaczenie stron i nieruchomości, cenę oraz sposób i termin jej zapłaty, termin wydania nieruchomości, a także wnioski wieczystoksięgowe. Strony mogą otrzymać projekt do wglądu przed wyznaczonym terminem i zgłosić uwagi — wątpliwości lepiej wyjaśnić przed dniem podpisania niż przy stole.

Krok 3. Stawiennictwo w kancelarii i sprawdzenie tożsamości

W umówionym terminie strony stawiają się w kancelarii z ważnym dokumentem tożsamości (dowód osobisty albo paszport). Notariusz ma obowiązek stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności (art. 85 Prawa o notariacie) — bez ważnego dokumentu akt nie może zostać sporządzony.

Krok 4. Odczytanie aktu

Akt notarialny przed podpisaniem jest odczytywany przez notariusza lub w jego obecności (art. 94 Prawa o notariacie). Notariusz powinien przekonać się, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść i znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą. To moment na pytania i ostatnie poprawki — odczytanie nie jest formalnością, lecz gwarancją świadomego złożenia oświadczeń.

Krok 5. Podpisanie aktu

Po odczytaniu i przyjęciu treści akt podpisują strony oraz notariusz. Z tą chwilą umowa sprzedaży dochodzi do skutku, a własność nieruchomości przechodzi na kupującego. Akt notarialny ma charakter dokumentu urzędowego; jego oryginał pozostaje w kancelarii, a następnie trafia do archiwum.

Krok 6. Pobranie podatków i opłat

Przy akcie notariusz — jako płatnik — oblicza i pobiera podatek od czynności cywilnoprawnych (ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych), a także opłatę sądową od wniosku o wpis w księdze wieczystej, którą przekazuje sądowi. Odrębnie pobierane jest wynagrodzenie notariusza, ustalane ze stronami w granicach maksymalnych stawek taksy notarialnej, powiększone o podatek VAT. Wysokość wszystkich należności strony poznają przed terminem czynności.

Krok 7. Elektroniczny wniosek do księgi wieczystej i wypisy

Niezwłocznie po podpisaniu aktu notariusz składa wniosek o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 92 § 4 Prawa o notariacie). W księdze pojawia się wzmianka o wniosku, a o samym wpisie rozstrzyga sąd wieczystoksięgowy.

Strony otrzymują wypisy aktu, które mają moc prawną oryginału (art. 109 Prawa o notariacie). Wypisy służą m.in. do rozliczeń z bankiem, urzędem skarbowym czy dostawcami mediów.

Ile trwa procedura i kto musi być obecny

Czas trwania

Samo podpisanie aktu trwa zwykle od kilkudziesięciu minut do około dwóch godzin — zależnie od złożoności umowy i liczby stron. O terminie całej procedury decyduje przede wszystkim skompletowanie dokumentów; niektóre zaświadczenia wydawane są przez urzędy w terminach ustawowych, co warto uwzględnić w planach.

Obecność stron i pełnomocnik

Przy podpisaniu aktu muszą być obecne wszystkie strony umowy — osobiście albo przez pełnomocników. Jeżeli nieruchomość objęta jest wspólnością majątkową małżeńską, do czynności stają oboje małżonkowie. Ponieważ umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego, pełnomocnictwo do jej zawarcia również musi mieć formę aktu notarialnego (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Pełnomocnictwo można sporządzić wcześniej, także w innej kancelarii.

Podsumowanie

  • Umowa sprzedaży nieruchomości wymaga aktu notarialnego pod rygorem nieważności (art. 158 Kodeksu cywilnego).
  • Przebieg: analiza dokumentów, projekt aktu, stawiennictwo z dokumentem tożsamości, odczytanie (art. 94 Prawa o notariacie), podpisanie, pobranie podatków i opłat, elektroniczny wniosek do księgi wieczystej, wypisy.
  • Strony działają osobiście albo przez pełnomocnika umocowanego w formie aktu notarialnego.

Szczegółowe informacje o zakresie czynności kancelarii przy obrocie nieruchomościami zawiera podstrona sprzedaż i zamiana nieruchomości. W sprawie ustalenia terminu prosimy o kontakt z kancelarią.

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani wykładni prawa. Stan prawny: luty 2026.

Wróć do listy wpisów

Zobacz również